Nexus Domus — Guida per l'Amministratore di Condominio

D&J Corporate s.r.l.s | [email protected] | www.djcorporate.it
Versione 1.0 — Maggio 2026

Indice

1. Accesso al sistema
2. Dashboard principale
3. Gestione delle richieste
4. Assistente AI Jessica
5. Storico e archivio
6. Statistiche e analisi
7. Assemblee condominiali
8. Scadenzario
9. Gestione documenti
10. Gestione dati (condomini, residenti, aziende)
11. Mappa interattiva
12. Portale Residenti
13. Notifiche e avvisi
14. Domande frequenti

1. Accesso al sistema

Prima registrazione

Se non hai ancora un account, contatta il tuo Amministratore di Sistema per fartelo creare, oppure utilizza il modulo di registrazione nella schermata di login.

L'account viene attivato solo dopo approvazione dell'Amministratore di Sistema.

Login

1. Apri il browser e vai all'indirizzo dell'applicazione.
2. Inserisci email e password nei campi corrispondenti.
3. Clicca su Accedi.

La sessione dura 4 ore. Dopo quel tempo verrai disconnesso automaticamente e dovrai accedere nuovamente. I dati inseriti non vengono persi.

Recupero password

Contatta il tuo Amministratore di Sistema per il reset della password.

2. Dashboard principale

La dashboard è il punto centrale dell'applicazione. Appena effettuato il login la vedrai comparire automaticamente.

Barra di navigazione superiore

Kanban delle richieste

Le richieste sono organizzate in tre colonne colorate:

Ogni card mostra:

• Nome e cognome del residente
• Condominio di appartenenza
• Descrizione del problema
• Stato attuale (badge colorato)
• Priorità (P1–P5)

Stato delle richieste

3. Gestione delle richieste

Approvare una richiesta

Le richieste verdi possono essere approvate e assegnate a un'azienda:

1. Clicca sul pulsante Approva nella card della richiesta.
2. Si apre la finestra di assegnazione: scegli l'azienda fornitrice dal menu a tendina.
3. Clicca su Conferma invio.
4. Il sistema invia automaticamente un email ticket all'azienda selezionata con tutti i dettagli.
5. Il residente riceve una notifica email di avvenuta approvazione (se ha registrato l'email).

Puoi filtrare le aziende disponibili per tipo di servizio (idraulica, elettricista, ecc.).

Rifiutare una richiesta

1. Clicca sul pulsante Rifiuta (icona X rossa).
2. La richiesta passa in stato "Rifiutata".
3. Il residente riceve una notifica email di rifiuto.

Avanzare lo stato: In lavorazione

Quando l'azienda ha iniziato il lavoro:

1. Trova la richiesta in stato "Approvata".
2. Clicca 🔧 Inizia lavori.
3. Lo stato diventa "In lavorazione".

Segnare come Completata

Al termine del lavoro:

1. Trova la richiesta in stato "In lavorazione" (o "Approvata").
2. Clicca ✓ Segna completata.
3. Lo stato diventa "Completata" e viene registrata la data di fine.
4. Il residente riceve automaticamente una notifica email.

Eliminare una richiesta

Clicca sull'icona 🗑 sulla card e conferma. L'eliminazione è definitiva.

Visualizzare la conversazione

Clicca sull'icona 📱 sulla card per aprire il pannello conversazione della richiesta.

Il pannello mostra due sezioni:

• Storico messaggi — tutti i messaggi ricevuti e inviati (WhatsApp, Telegram, portale web) relativi a quella richiesta, incluse le note di sistema (es. convocazioni assemblea).
• Rispondi al residente — tab che ti permette di scrivere una risposta che verrà inviata al residente via WhatsApp e/o Telegram. Il testo viene salvato automaticamente nello storico con il mittente "admin".

Aggiornamento automatico

La dashboard si aggiorna ogni 30 secondi per mostrare le nuove richieste in tempo reale. Un avviso apparirà in alto se arrivano nuove richieste durante la sessione.

4. Assistente AI Jessica

L'assistente AI integrato si chiama Jessica e ti permette di creare richieste manualmente tramite conversazione in linguaggio naturale.

Come usarla

1. Clicca sull'icona chat in basso a destra nella dashboard.
2. Descrivi il problema del residente in linguaggio libero.
   Esempio: "Il residente Mario Rossi del condominio Via Roma ha un problema di infiltrazione d'acqua al piano quinto"
3. L'AI analizza il testo, classifica la richiesta per urgenza e tipo di intervento.
4. Conferma la creazione: il ticket appare subito nella dashboard.

L'assistente si chiama Jessica e si presenta con il proprio nome all'inizio di ogni conversazione. Utilizza Claude AI (Anthropic) per l'analisi semantica. Nessun dato viene conservato oltre la sessione.

5. Storico e archivio

Lo Storico contiene tutte le richieste, incluse quelle completate e rifiutate.

Filtri disponibili

Paginazione

Lo storico mostra 100 richieste per pagina. Usa i pulsanti Precedente / Successiva per navigare.

Esportazione CSV

Clicca su Esporta CSV per scaricare l'elenco completo delle richieste con tutti i campi in formato foglio di calcolo (compatibile con Excel e Google Sheets).

6. Statistiche e analisi

La sezione Statistiche offre una panoramica delle performance della gestione.

KPI principali

Filtro per periodo

In alto a destra puoi selezionare:

• Data inizio e Data fine per analizzare un periodo specifico.
• Clicca Filtra per applicare, Reset per tornare a tutti i dati.

Grafico andamento settimanale

Mostra il numero di richieste create nelle ultime 8 settimane.

Top aziende

Le 5 aziende a cui è stato inviato il maggior numero di ticket.

7. Assemblee condominiali

Creare una nuova assemblea

1. Vai su Assemblee dalla barra di navigazione.
2. Nel pannello di destra, compila:
   • Titolo (obbligatorio)
   • Descrizione (opzionale)
   • Data e ora (obbligatorio)
   • Luogo (es. "Sala riunioni piano terra")
   • Condominio (se gestisci più condomini)
3. Spunta "Invia email ai residenti" per notificare automaticamente tutti i residenti del condominio.
4. Clicca Crea Assemblea.

Portare in assemblea una richiesta gialla

Le richieste classificate come gialle (da discutere in assemblea) mostrano un pulsante dedicato direttamente nella dashboard:

1. Nella card della richiesta gialla, clicca 🏛 Porta in assemblea.
2. Si apre un pannello: compila data e ora, luogo e l'oggetto dell'assemblea.
3. Clicca Crea e invia convocazione.

Il sistema in automatico:

• Crea l'assemblea nel modulo Assemblee.
• Invia la convocazione a tutti i residenti del condominio via email, WhatsApp e Telegram.
• Salva un messaggio di riepilogo nello storico conversazione della richiesta.
• Sostituisce il pulsante con il badge verde 🏛 Assemblea fissata — gg/mm/aa hh:mm sulla card.

Il badge verde indica che l'assemblea è già stata programmata per quella richiesta. Non è possibile creare una seconda assemblea per la stessa richiesta dalla dashboard.

Assemblee future

Le assemblee programmate appaiono nella colonna di sinistra in verde, ordinate per data.

Verbale e presenti (assemblee passate)

Per le assemblee già svolte:

1. Clicca + Verbale sulla card dell'assemblea passata.
2. Inserisci il numero di presenti.
3. Scrivi il verbale nell'area di testo.
4. Clicca Salva verbale.

Il verbale è salvato nel database e consultabile in qualsiasi momento.

Eliminare un'assemblea

Clicca il pulsante Elimina sulla card dell'assemblea.

8. Scadenzario

Lo scadenzario ti aiuta a tenere traccia di scadenze contrattuali, manutenzioni periodiche e adempimenti amministrativi.

Creare una scadenza

1. Vai su Scadenzario.
2. Nel pannello di sinistra, compila:
   • Condominio (obbligatorio)
   • Titolo (es. "Revisione ascensore")
   • Tipo (Manutenzione / Contratto / Adempimento / Altro)
   • Data scadenza
   • Giorni preavviso (quanti giorni prima mostrare l'avviso)
   • Descrizione (opzionale)
3. Clicca Crea Scadenza.

Avvisi imminenti

In cima alla pagina compare un banner arancione con le scadenze nei prossimi 30 giorni.

Le scadenze nella lista sono colorate per urgenza:

• 🔴 Rosso — scade entro 7 giorni
• 🟠 Arancione — scade entro 30 giorni
• 🟢 Verde — scade oltre 30 giorni

Segnare come completata

Clicca il pulsante ✓ Fatto sulla scadenza. Verrà spostata nella sezione "Completate".

Filtri

Usa il selettore in alto a destra per visualizzare:

• Da completare — solo le scadenze aperte
• Completate — storico delle scadenze chiuse

9. Gestione documenti

L'archivio documenti permette di conservare e condividere file relativi a ogni condominio.

Caricare un documento

1. Vai su Documenti.
2. Nel pannello di sinistra, seleziona:
   • Condominio (obbligatorio)
   • Nome documento (obbligatorio)
   • Descrizione (opzionale)
   • Tipo: verbale / regolamento / certificazione / polizza / contratto / preventivo / fattura / altro
3. Clicca su Scegli file e seleziona il documento.
   Formati supportati: PDF, Word, Excel, immagini JPG/PNG.
   Dimensione massima: 20 MB.
4. Clicca ⬆ Carica.

Consultare e scaricare

Nella colonna di destra trovi l'elenco di tutti i documenti con:

• Icona per tipo
• Nome, condominio, tipo, dimensione
• Data di caricamento

Clicca ⬇ Apri per aprire o scaricare il documento (il link è valido per 1 ora).

Filtrare per condominio

Usa il menu in alto a destra per vedere solo i documenti di un condominio specifico.

Eliminare un documento

Clicca il pulsante ✕ rosso sulla riga del documento. L'eliminazione rimuove il file definitivamente.

10. Gestione dati

La sezione Gestione Dati permette di aggiungere e aggiornare l'anagrafica.

Schede disponibili

• Condomini — aggiungi o importa condomini
• Regolamento — imposta il regolamento interno di ogni condominio (usato dall'AI Jessica)
• Residenti — aggiungi o importa residenti con associazione al condominio
• Aziende — aggiungi fornitori e aziende di manutenzione

Regolamento interno

Il tab Regolamento ti permette di impostare il testo del regolamento interno di ogni condominio. Questo testo viene fornito automaticamente all'assistente AI Jessica come contesto per rispondere alle domande dei residenti.

Hai due modi per inserire il regolamento:

1. Testo manuale — incolla o digita il testo direttamente nella textarea e clicca Salva regolamento.
2. Importa da PDF — clicca Carica da PDF e seleziona il file PDF del regolamento (max 10 MB). Il sistema estrae automaticamente il testo e lo salva.

Nota: i PDF scansionati (foto di pagine) non funzionano perché non contengono testo digitale. In quel caso è necessario incollare il testo manualmente.

Inserimento manuale

1. Seleziona la scheda desiderata.
2. Compila i campi nel pannello di destra.
3. Clicca Salva.

Importazione da CSV

Per importare più voci contemporaneamente:

1. Scarica il template CSV cliccando su "Scarica template".
2. Apri il file con Excel o Google Sheets.
3. Compila le righe rispettando l'intestazione (non modificarla).
4. Salva il file in formato CSV.
5. Clicca Scegli file e Importa.
6. Il sistema mostra quante righe sono state importate e quante saltate (duplicati).

I duplicati vengono automaticamente ignorati per evitare dati doppi.

11. Mappa interattiva

La sezione Mappa mostra la posizione geografica dei condomini gestiti e le richieste attive.

• Le richieste appaiono come marker colorati (verde/giallo/rosso) sulla mappa.
• Clicca su un marker per vedere i dettagli della richiesta.
• Utilizza lo zoom per navigare.

Se un condominio non appare sulla mappa, significa che non è ancora stato geocodificato. Contatta l'Amministratore di Sistema.

12. Portale Residenti

Il Portale Residenti è una sezione pubblica (non richiede login amministratore) accessibile da chiunque abbia il link all'applicazione.

I residenti possono:

• Verificare lo stato delle proprie richieste inserendo il numero di telefono.
• Aprire una nuova richiesta direttamente dal portale.

Come amministratore, puoi comunicare ai residenti l'indirizzo web dell'applicazione con l'indicazione di cliccare su "Portale Residenti" nella schermata di login.

13. Notifiche e avvisi

Email ai residenti

Il sistema invia automaticamente email ai residenti (se hanno un indirizzo email registrato) nei seguenti casi:

Notifiche push

Se il browser lo supporta e hai dato il consenso, riceverai notifiche push anche a schermo chiuso per nuove richieste urgenti.

14. Domande frequenti

Un residente dice di non aver ricevuto l'email — cosa faccio?
Verifica che il residente abbia un indirizzo email registrato in Gestione Dati → Residenti. Se manca, aggiungilo e riprova.

Come faccio a gestire una richiesta gialla?
Le richieste gialle non hanno il pulsante "Approva" perché richiedono discussione in assemblea. Usa il pulsante 🏛 Porta in assemblea sulla card per programmare un'assemblea e notificare automaticamente i residenti. Dopo la creazione il pulsante si trasforma in un badge verde con la data dell'assemblea. Le richieste rosse (non pertinenti) possono essere consultate o eliminate.

Posso gestire più condomini contemporaneamente?
Sì, se hai accesso a più condomini li vedrai tutti nella dashboard. Puoi filtrare per condominio nella sezione Storico.

La dashboard non si aggiorna — cosa faccio?
La dashboard si aggiorna ogni 30 secondi automaticamente. Se non vedi nuove richieste, prova a ricaricare la pagina con F5.

Ho caricato un documento ma non riesco ad aprirlo.
Il link di download è valido per 60 minuti. Se il link è scaduto, clicca di nuovo su "⬇ Apri" per generarne uno nuovo.

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